Dalla pandemia la spinta all’innovazione e digitalizzazione dei processi aziendali

Attraverso questo scritto, preso atto del nuovo contesto lavorativo digitale deter-minato dalla pandemia da Covid-19, si vogliono analizzare quali strumenti e quali processi possano essere meglio utilizzati dalle imprese nella digitalizzazione delle proprie attività, con un occhio particolare rivolto alla prevenzione e controllo delle situazioni di non-compliance.

 

 

SOMMARIO: 1. Il lato positivo della pandemia da Covid-19: l’innovazione e la digitalizzazione; 2. La digital disruption e le idee alla base dell’innovazione: le startup innovative; 3. Blockchain e smart contract al servizio dei processi aziendali; 4. La gestione dei rischi di non-compliance mediante blockchain e la tutela processuale dell’impresa.

 

 

1. Il lato positivo della pandemia da Covid-19: l’innovazione e la digitalizzazione

L’esplosione della pandemia da Covid-19 è uno degli eventi che segnerà maggiormente la storia dell’umanità. Ma non è detto che ogni impronta lasciata da questo evento si connoti necessariamente di un’aura negativa.

Infatti, pur a fronte del dramma sociale ed economico che il Sars-Cov2 ha determinato (e che con ogni probabilità determinerà per i prossimi anni), non può non sottolinearsi come lo stesso virus abbia dato una sferzata ai processi di digitalizzazione del Paese, connotan-dosi quale catalizzatore di eventi che ha portato oggi a ridiscutere dalle fondamenta l’approccio alla vita, in generale, ed al mondo del lavoro, specialmente quello dei c.d. white-collar, che ha sperimentato, effettivamente e per la prima volta, il lavoro agile (o smart working). Secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, il numero degli smart workers è più che decuplicato durante la pan-demia, passando da 570 mila a quasi 6,6 milioni nel corso del 2020.

Dai sondaggi svolti dalle associazioni di categoria, è emerso che questa “nuova” modalità di prestazione dell’attività lavorativa è apprezzata sia dai datori di lavoro sia dai dipendenti: in base ai dati di un sondaggio svolto dall’Associazione italiana direttori del personale (AIDP), i dipendenti posti in lavoro agile hanno individuato quali vantaggi di tali modalità (i) il risparmio di tempo e costi di spostamento per i lavoratori (69%), (ii) la maggiore soddisfazione ed il miglioramento della vita in termini di work-life balance (64%) e (iii) l’aumento della responsabilità individuale (46%); al contempo, il 68% degli HR manager interrogati ha dichiarato che prolungherà l’utilizzo dello smart working (totale o parziale) anche nella fase di ritorno alla “nuova normalità”.
Da questi dati emerge con evidenza che lo smart working è destinato a diventare anche all’esito della pandemia uno strumento strutturale delle organizzazioni di lavoro; lo stesso Ministro del Lavoro Andrea Orlando ha dichiarato che tale modalità di prestazione dell’attività lavorativa dovrà essere regolamentata mediante la predisposizione di norme ad hoc (ad esempio prevedendo il diritto alla disconnessione), vedendo in tal modo riconosciuta la propria dignità.
È di palmare evidenza, tuttavia, che la diffusione di un tale strumento, nonché la sua prevedibile istituzionalizzazione quale modalità di prestazione dell’attività lavorativa anche in fase post pandemica, non può prescindere dalla predisposizione da parte delle imprese di un ambiente lavorativo digitale, sui cui binari dovranno svolgersi processi e procedimenti aziendali, che necessitano di un adeguamento a questa nuova realtà digitale.
In questa sede, pur non facendosi diretto riferimento alla necessaria fornitura degli strumenti necessari al lavoratore, dalla creazione di database in cloud o piattaforme per le videoconferenze (già abbastanza comuni), ed all’altrettanto necessario miglioramento della relativa infrastruttura nazionale, si vuole mettere in luce il processo di innovazione di cui potrebbe giovarsi il mondo del lavoro grazie alle startup innovative e, in seconda battuta, gli strumenti tecnologicamente più avanzati di cui un’impresa (e, perché no, la Pubblica Amministrazione) potrebbe avvalersi per la digitalizzazione dei propri processi, quali l’intelligenza artificiale (AI) ed il machine learning, la blockchain e gli smart contract, enfatizzandone i relativi benefici.

 

2. La digital disruption e le idee alla base dell’innovazione: le startup innovative

L’attuale situazione, come detto, ha certamente accelerato il processo di digitalizzazione del sistema, sebbene le sue radici affondino lontane nel tempo.

Nel corso degli ultimi anni, invero, si è assistito ad una vera e propria digital disruption, un fenomeno che, per utilizzare le parole di Richard Turrin (un esperto a livello globale in tema di innovazione e digitalizzazione, specie nel settore fintech), “ha lanciato la prover-biale chiave inglese nei meccanismi di tante industrie tradizionali”. È innegabile, infatti, che la digitalizzazione ha cambiato radicalmente non soltanto i cicli produttivi, ma ha altresì alterato i business model di tante imprese, sottoponendole ad una concorrenza molto più serrata ed a volte capace di tagliare fuori dal mercato dei veri e propri giganti (si pensi al business case di Blockbuster e Netflix, in cui la prima è stata spazzata via dalle nuove vie dell’on demand di cui la seconda rappresenta il fiore all’occhiello).
A fronte di queste premesse, è evidente che l’innovazione e la digitalizzazione non pos-sano riguardare esclusivamente il front office, ma debbano anche inserirsi nei processi che riguardano le interazioni tra dipendenti e in quelli di governance aziendale. Tuttavia, affinchè sia possibile per l’impresa gestire i propri processi in modo innovativo, rendendola snella nelle decisioni e, quindi, competitiva sul mercato, non basta copiare semplicemente l’innovazione altrui o avere un management illuminato pronto a cogliere le novità dall’interno (fenomeno comunque sempre auspicabile) o strutturare un digital lab aziendale da utilizzare semplicemente come maquillage davanti agli stakeholder: l’innovazione, infatti, il più delle volte proviene da soggetti esterni alle dinamiche aziendali, lontani dalle logiche del “si è sempre fatto così” e, soprattutto, che hanno avuto il coraggio di un’idea e vi hanno infuso tutte le loro energie e capacità.

Nel 2020, in base alla Relazione Annuale su startup e PMI innovative (di seguito anche “Relazione”), redatta dal Ministero dello Sviluppo Economico e consultabile sulla portale istituzionale di quest’ultimo, sono nate in Italia circa 1300 startup e PMI innovative, ossia il 10,4% in più rispetto al medesimo dato del 2019, un dato che dà fiducia nel tessuto produttivo del Paese e sulla sua capacità di innovarsi anche nelle difficoltà.
Queste imprese hanno nella stragrande maggioranza dei casi tre elementi in comune: sono spesso fondate da nativi digitali, i loro dipendenti posseggono digital skill molto sviluppate e, soprattutto, sono quasi ontologicamente orientate verso soluzioni digitali nei cicli produttivi o nella gestione dei processi.

Una normale conseguenza di tutto ciò è che quasi il 75% di queste startup si propone di offrire servizi digitali ad altre imprese, in particolare nel settore dell’information and communications technology (ICT).
Per fare un esempio vincente, la startup TimeFlow che si rivolge al mondo della consu-lenza tecnica e manageriale offre al mercato un marketplace B2B, ossia un punto di incon-tro tra fornitori (PMI/subcontractor) e clienti (Big Consulting Company/System Integra-tor). Operante in cloud e senza nessuna installazione necessaria (c.d. Software as a Service, SaaS), l’applicativo effettua un’analisi dei dati inerenti le esigenze dei clienti, le loro pre-ferenze e le disponibilità dei fornitori, procedendo poi, grazie ad una tecnologia proprietaria di AI, al calcolo dell’indice di compatibilità tra i profili offerti dai fornitori e le esigenze di reclutamento pubblicate dai clienti sul portale. La soluzione offerta da TimeFlow è l’esempio lampante di come le soluzioni digitali inerenti i cicli produttivi e la gestione dei processi possano portare ad un aumento immediato dei profitti, una riduzione dei tempi e dei costi a vantaggio della marginalità sulle commesse e perfino allo sviluppo di relazioni di valore a costo zero. 

 

3. Blockchain e smart contract al servizio dei processi aziendali

Si è visto fin qui che le condizioni sono mature per avviare la digital transformation delle imprese, nonché l’aumento dei soggetti che si propongono di realizzarla. È ora il momento di affrontare i temi più importanti: quali sono le tecnologie attualmente esistenti che consentono di digitalizzare i processi garantendo un vantaggio competitivo? E quali sono i processi che meglio si prestano all’utilizzo di queste nuove tecnologie?
Per rispondere a questi interrogativi, bisogna preliminarmente considerare che i processi di back office aziendali si configurano come una serie di attività concatenate, che mirano ad aggregare i dati provenienti da diverse fonti, al fine di perseguire un obiettivo predefinito (la redazione di una proposta commerciale, la scelta di un fornitore ecc.). Attualmente questi processi hanno un grado di digitalizzazione variabile (alcuni sono totalmente manuali, altri sono semidigitalizzati o con parziale automatizzazione, altri ancora completamente digitalizzati ed automatizzati).
La situazione as-is in sostanza prevede la creazione, modificazione, interazione, integrazione e cancellazione di dati, che vengono trasmessi tra i vari utenti dell’ecosistema aziendale (c.d. data ecosystem). In questo processo, ad ogni buon conto, non di rado avviene che la gestione delle informazioni e dei dati non sia tracciata e monitorata, con la conseguenza non improbabile che il dato stesso si perda ovvero che vi sia un gap di accountability: tali eventi, va da sé, rappresentano un problema sia per l’impresa, sia per coloro che hanno interesse nella corretta gestione dei processi (specie quando questi siano abbiano ad oggetto dati sensibili per qualsiasi ragione e possano essere adulterati senza poter risalire al soggetto responsabile) e nel rapido ottenimento degli output.
Rispetto ai temi della trasparenza e della tracciabilità dei dati e dei processi, viene subito in evidenza la tecnologia blockchain. Nata per supportare lo scambio delle criptovalute (Bitcoin, Ethereum, Polkadot, Cardano ecc.), le sue caratteristiche intrinseche di immodificabilità e tracciabilità rispondono esattamente a queste esigenze. Inoltre, un tratto distintivo della blockchain è la sua capacità di adattarsi a molteplici necessità: ad esempio, sui suoi “binari” possono essere installati i c.d. smart contract, strumenti automatici che ragionano sulla logica if-this-then-that (particolarmente utili, inter alia, nella gestione dei pagamenti e della supply chain), che sfruttano la capacità della blockchain di contenere dati ed eseguire in maniera automatica, ma non senza controllo (affidato ai cc.dd. oracoli), istruzioni relative a documenti, contratti e asset digitalizzati di ogni tipo.
I vantaggi ottenibili sono sotto gli occhi di tutti - dalla possibilità di verificare e ricostruire la storia di un dato o di un documento, all’automatizzazione di attività manuali, con conseguente riduzione dei tempi, al verificarsi di condizioni predeterminate – e costituiscono senz’altro un valore aggiunto nei processi aziendali ed un vantaggio competitivo per l’impresa sul mercato.

 

4. La gestione dei rischi di non-compliance mediante blockchain e la tutela processuale dell’impresa

A fronte di quanto precede, nella consapevolezza che ogni processo ha una diversa propensione alla digitalizzazione ed all’utilizzo delle tecnologie, può affermarsi che per un’impresa la creazione di un sistema blockchain (del genere permissioned and private, vale a dire un sistema, o architettura, in cui l’inserimento dei dati, la loro gestione e conservazione è decentralizzato, mentre l’autorizzazione e la direzione dei partecipanti, i c.d. nodi, nonché il governo del sistema intero è centralizzato) e la programmazione degli smart contract può essere utile per tutti quei processi di corporate governance, trovando un terreno particolarmente fertile nella compliance dei processi aziendali sia alla normativa esterna (leggi, regolamenti, decisioni delle authorities ecc.) che interna (policy, direttive, procedure ecc.).
Un’architettura di questo genere è infatti in grado di fornire al management formidabili strumenti di prevenzione e gestione dei rischi.

L’incremento degli obblighi derivanti dalla produzione legislativa multilivello, nonché l’elevato livello di law enforcement e la presenza diffusa di watchdog (giornalisti d’inchiesta, ONG, associazioni ecc.), espongono oggigiorno le imprese (specie quelle operanti in plurimi ordinamenti od in settori sensibili) al rischio di non conformità, da cui discendono conseguenze giuridiche ed economiche tutt’altro che trascurabili. A queste, peraltro, va aggiunto il danno reputazionale connesso a tali eventi, assolutamente da non sottovalutare, essendo quello forse più persistente nel tempo ed il più difficile da superare.
Rispetto a questa situazione, gli stakeholder si aspettano che il management aziendale metta in piedi tutti i presidi di controllo che possano prevenire, ex ante e per quanto possibile, tali rischi e, in caso di fallimento, che gli stessi consentano ex post di ricostruire esattamente lo svolgimento di un determinato processo al fine di individuarne le cause, dimostrando al contempo di aver profuso ogni sforzo per evitarli.
Da questo punto di vista, la blockchain e gli smart contract possono senz’altro fornire un valido aiuto: da un lato, la tecnologia blockchain (attraverso la decentralizzazione del sistema e l’assenza dei c.d. single point of failure) garantisce l’immodificabilità, la resilienza e la tracciabilità (e, quindi, la riferibilità) dei dati e delle informazioni, nonché la loro trasparente consultazione – fino alle origini del singolo dato - in qualsiasi momento; dall’altro gli smart contract garantiscono, una volta impostate le condizioni, un adeguamento in tempo reale dei processi sia alla normativa vigente sia alle policy di cui l’impresa si è dotata.
Peraltro, grazie ad un sistema così impostato, anche in caso di fraudolente elusione dei sistemi di controllo da parte di un soggetto, l’impresa sarebbe comunque in grado di dimostrare, in un ipotetico processo, l’affidabilità del proprio sistema di prevenzione, oltreché la propria completa collaborazione, mediante la dazione del proprio immodificabile e trasparente registro.
E questo per due ordini di ragioni.
In primo luogo, verrebbe in sostegno dell’impresa la circostanza che la decentralizzazione del sistema connessa alla blockchain sottrae al singolo la possibilità di adulterare i dati (essendo al più necessaria la cooperazione di almeno la metà più uno degli utenti o di un “custode” corrotto, ipotesi entrambe remote), rendendo di fatto molto difficile la realizzazione di un reato. Di poi, tale tecnologia garantisce l’immodificabilità dei dati-blocchi passati, che costituisce un registro storico unico e direttamente consultabile in modo trasparente. A tale circostanza si aggiunga che, affidando il ruolo di autorità centrale del sistema (tipico delle blockchain permissioned) direttamente all’Organismo di Vigilanza (ed alle funzioni di audit, se necessario), viene garantito l’accesso in tempo reale all’intero registro di informazioni necessarie per esercitare il controllo richiesto dal Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, riducendo anche costi e tempi di tali attività.
In secondo luogo, gli smart contract, operanti nell’architettura blockchain, garantiscono una costante aderenza alle normative locali ed alle policy interne, anticipando e automatizzando così il momento del controllo delle attività degli utenti e rendendo ulteriormente efficiente il sistema di prevenzione dei reati imbastito dall’impresa. Non è da sottovalu-tare, inoltre, la circostanza che attraverso gli smart contract potrebbero essere automatizzati i flussi informativi e le segnalazioni di non conformità: nella logica if-this-then-that un tale evento verrebbe automaticamente riportato a colui il quale deve verificare la correttezza del processo ovvero direttamente alle autorità di controllo (ad esempio l’Organismo di Vigilanza, la procura distrettuale competente, l’Unità di Informazione Finanziaria ecc.). Un esempio vale più di mille parole: si pensi ad una policy sulla gestione degli omaggi, che preveda un registro per la conservazione dei dati ed un valore massimo per ogni omaggio elargibile, superabile solo in presenza di preventiva autorizzazione; in tal caso, l’inserzione nel registro di un omaggio di valore superiore al massimo specificato senza il placet necessario potrebbe far “scattare” l’invio di un report all’owner della procedura (c.d. oracolo) per una verifica ovvero inviare immediatamente una segnalazione all’unità di audit. Questo è solo un esempio, ma si pensi che la medesima logica e gli stessi meccanismi possono essere applicati alle transazioni sospette in ottica antiriciclaggio, alla prevenzione delle pratiche corruttive o dei disastri ambientali.
Per concludere, si può dire che l’innovazione e la digitalizzazione sono ormai ineludibili per le imprese, sia nelle relazioni esterne sia in quelle interne. È chiaro che ogni soggetto dovrà eseguire un proprio assessment (anche in termini di costi-benefici) dei processi che meglio si prestano alla digitalizzazione ed all’utilizzo della blockchain e degli smart contract, ma è al contempo innegabile che queste tecnologie offrono alle imprese degli strumenti ad oggi impareggiabili per la trasparenza e la tracciabilità dei processi interni, capaci di abbattere costi e tempi di controllo (traslando anzi ex ante la fase di verifica) e di garantire un sistema di prevenzione delle situazioni di non-compliance efficace ed efficiente.


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